1. Innledning

Denne internmeldingen erstatter IM 2007-005, som skal makuleres.

Enhetslederne i Oppholdsavdelingen og Asylavdelingen skal gjennomføre en årlig kvalitetsgjennomgang av sakene som blir behandlet i sine enheter.

Internmeldingen beskriver hvordan kvalitetsgjennomgangene skal gjennomføres.

2. Nærmere om kvalitetsgjennomgangene

Formålet med gjennomgangene er å gi enhetslederne et styringsverktøy for effektiv ledelse og kvalitetssikring. Kvalitetsgjennomgangene skal sikre at direktoratets avgjørelser har tilstrekkelig kvalitet. De skal også bidra til å gi enhetslederne et grunnlag for å gi sine medarbeidere en konkret tilbakemelding på deres arbeid. Tilbakemeldingene skal medvirke til medarbeiderens faglige utvikling, og tydeliggjøre hva UDI mener er tilstrekkelig kvalitet i saksbehandlingen.

Kvalitetsgjennomgangene skal gjennomføres en gang i året, innen utgangen av mai. Resultatene skal nedtegnes i en rapport som skal gi et bilde av det samlede resultatet i enheten.

I kvalitetsgjennomgangene skal saksbehandlingen vurderes mot kravene i kvalitetsstandarden som er utarbeidet for den aktuelle sakstypen. Merknader fra en gjennomgang skrives inn i egne skjema, se vedlegg 1. Skjemaene må oppbevares forsvarlig av enhetslederne til den enkelte medarbeideren har fått tilbakemelding, og til områdelederen har levert rapport til avdelingsdirektøren. Etter dette makuleres skjemaene.

Enhetslederen kan i utgangspunktet ikke delegere arbeidet med kvalitetsgjennomgangen. Dersom en ekstraordinær arbeidssituasjon gjør det nødvendig å delegere gjennomgangen til stedfortreder eller fagkoordinator, må dette klareres med avdelingsdirektøren. Dersom saksbehandlingen i perioder er prosjektorganisert, kan en prosjektleder med personalansvar foreta kvalitetsgjennomgangen.

3. Hvilke sakstyper er omfattet og omfanget av kvalitetsgjennomgangen

Alle sakstyper i de vedtaksfattende enhetene i Oppholdsavdelingen og Asylavdelingen er omfattet av gjennomgangen.

• I OPA, unntatt i Område for utvisning, skal enhetslederne gå gjennom minimum to avslag og én til tre innvilgelser som bare er behandlet i én hånd fra hver saksbehandler. I Området for utvisning skal enhetslederne gå gjennom minimum to saker per saksbehandler.
• I ASA skal enhetslederne gå gjennom minimum to saker per saksbehandler. Dersom det velges ut saker som ikke er underlagt annenhåndsbehandling, skal tre saker gjennomgås

Enhetslederne bør prioritere å få innsyn i de sakene som kun behandles i én hånd. I enheter som alltid benytter annenhåndsbehandling, bør enhetslederen prioritere å gå gjennom saker hvor han eller hun ikke selv har vært involvert.

Dersom enhetslederen finner avvik av vesentlig karakter i de sakene som gjennomgås, anbefales det at han eller hun gjennomgår flere saker behandlet av den samme saksbehandleren, før tilbakemelding gis. Dette skal sikre at tilbakemeldingen bygger på et holdbart grunnlag.

Enhetslederen velger hvilke saker som skal gjennomgås ut fra sin innsikt i forholdene i enheten og produksjonen. Han eller hun kan for eksempel velge å gjennomgå saker som gjelder en bestemt nasjonalitet. Utvalget av saker behøver ikke å være representativt for hele produksjonen i enheten, eller for den enkelte medarbeideren. Dersom arbeidsforholdene i enheten tilsier at det er behov for å gå gjennom et større antall saker enn retningslinjene krever, kan enhetslederen velge å gjøre det. Ønsker han eller hun å gå gjennom færre saker, må dette klareres med avdelingsdirektøren.

4. Hvilke ansatte er omfattet av gjennomgangen

Alle ansatte som tar del i saksbehandlingsprosessen, og som har vært ansatt eller engasjert i direktoratet i mer enn 6 måneder, skal få sine saker vurdert.

Noen enheter har organisert sitt arbeid slik at flere medarbeidere er involvert i ulike deler av saksbehandlingsprosessen, for eksempel slik at én saksbehandler gjennomgår saken og avgjør utfallet, mens en annen skriver vedtaket og registrerer det i DUF. Enhetslederen må ta hensyn til denne typen arbeidsdeling ved gjennomgang av sakene, slik at også den som skriver vedtaket og registrerer saken i DUF får sitt arbeid vurdert.

5. Utvelgelsen av saker

Enhetslederen skal gå gjennom saker fra sine medarbeidere i perioden februar-mai. Det er opp til den enkelte lederen å spre gjennomgangen av sakene i perioden. Enhet for statistikk og analyse kan kontaktes om hvordan utvalget av saker best kan gjøres for å sikre dette. Medarbeiderne skal ikke orienteres om når deres saker vil bli gjennomgått. Enhetslederen kan bestille de ønskede sakene fra kontortjenesten. Kontortjenesten plukker ut aktuelle saker som er ferdigstilt, men som ennå ikke er sendt ut. Kvalitetsgjennomgangen skal ikke være til unødig hinder for saksgangen. Gjennomgangen av en sak gjøres fortløpende slik at saken raskt kan sendes ut på vanlig måte.

6. Tilbakemelding til medarbeiderne

Etter en kvalitetsgjennomgang skal hver enkelt medarbeider få en konkret tilbakemelding fra sin leder. Det er ønskelig at tilbakemeldingen blir gitt så raskt som mulig etter gjennomgangen. Alle medarbeidere bør få en tilbakemelding før en rapport sendes til avdelingsdirektøren.

7. Rapportering

• I ASA: Hver enhetsleder skal rapportere til områdelederen innen 31. mai, som rapporterer til ASA fagstab. Fagstaben sammenfatter resultatene i en kort rapport til avdelingsdirektøren innen 15. juni, se vedlegg 2. Rapporten skal gi et bilde av det samlede resultatet i hver enhet.
• I OPA: Hver enhetsleder skal rapportere til områdelederen innen 31. mai. Områdelederen rapporterer til avdelingsdirektøren innen 15. juni, se vedlegg 2. Rapporten skal gi et bilde av det samlede resultatet i hver enhet.

Avdelingsdirektøren skal rapportere om resultatene fra sin avdeling til direktøren innen 1. juli.

Ida Børresen
direktør

Kontakt:
Oppholdsavdelingen og Asylavdelingen